La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 a profondément modifié le monde du travail. Et pour cause, le télétravail est devenu fortement plébiscité ! Il n’en reste pas moins qu’il est parfois nécessaire de se réunir en présentiel pour pouvoir lancer certains projets ou simplement se retrouver entre collègues. Mais comment organiser ses événements post-covid ?
De nombreuses entreprises ne disposent pas d’espace dédié aux réunions d’équipes. Il est cependant possible de réserver des salles de réunion mises à disposition dans les espaces de coworking.
Grâce aux gestes barrières et au respect des mesures sanitaires, il est aujourd’hui possible d’organiser des événements d’entreprise en toute sécurité et sérénité.
Pourquoi continuer à faire des événements ?
Le télétravail a permis d’avoir une plus grande liberté pour les salariés. Cependant le constat est là : la cohésion d’équipe manque dans cette configuration et ne permet pas de fédérer ses employés. Or, il s’agit d’un critère fortement plébiscité par les jeunes salariés, pour qui se sentir bien au travail est primordial. On peut ainsi dire que la mise en réunions d’entreprises et d’autres événements est un créateur de liens. En témoignent les lancements de projets, séminaires, team-sharing ou autres kick-off !
Des mesures pour respecter les gestes barrières
Afin d’accueillir en toute sécurité les participants, les salles de réunion et espaces de travail doivent être nettoyés et désinfectés après chaque meeting. C’est pourquoi il est important de former spécialement ses équipes en EPI dans le contexte actuel.
Aussi, pour éviter tout risque de contamination, il est important de rappeler au préalable, par email par exemple, à tous les participants que le port du masque est obligatoire lors de votre événement. Si ce n’est pas déjà fait, pensez à investir dans du matériel sanitaire de première nécessité : gel hydroalcoolique, masques ou visières, etc.
Egalement, vous pouvez mettre en place de la signalétique : de l’affichage de prévention, aux gestes barrières en passant par la capacité maximum de la salle de réunion. Par exemple pour la distanciation sociale au sein des salles, créer une affiche à mettre sur les chaises à occuper et à laisser libres.
La visioconférence pour communiquer avec les absents
Depuis la crise sanitaire, le secteur de la visioconférence connaît un véritable essor. Ce moyen de communication permettant d’échanger avec ses collègues et ses collaborateurs à distance vit une croissance constante lancée par le confinement. Il est primordial cependant de bien la préparer en créant une feuille de route ou une présentation. Vous pouvez y définir le sujet à aborder, les questions et les problématiques à soulever ainsi qu’une to do list post-réunion.
Il s’agit là d’une alternative très utile pour se réunir à distance lorsqu’une rencontre en présentiel n’est pas possible. Les salles de réunion disposent à présent de technologies dédiées afin de faciliter les échanges au sein des entreprises. Par exemple chez Babel, nous mettons à disposition une ConferenceCam Meetup de Logitech pour ne rien perdre de la réunion.
Des solutions technologiques pour continuer à faire des événements
Tout le monde est d’accord sur le fait qu’on ne remplacera jamais le contact humain par la technologie, c’est indéniable. Mais il faut avouer que pour un large panel de scénarios, certaines technologies qui montent en puissance s’avèrent être efficaces. Ces solutions regroupent à la fois des offres de gestion d’événements tout en intégrant des fonctionnalités networking avec des expériences virtuelles. Ces expériences correspondent à des contenus replay diffusés. L’avantage est que l’ensemble des participants peuvent interagir. C’est le cas notamment d’Eventmaker, l’un des leaders du marché en France.
Ces technologies sont d’autant plus pertinentes lorsque l’on souhaite réaliser des workshops et pouvoir rencontrer de potentiels nouveaux clients ou partenaires. On peut aussi bien sûr penser à d’autres types d’événements qui sont particulièrement pertinents pour ce type de format : partages d’expériences professionnelles avec des intervenants, ou le classique apéro skype entre collègues.
Alors, prêt pour organiser vos prochains événements post-covid ? Découvrez nos salles de réunion ultra-équipées à Marseille, Grenoble & Montpellier !
